Chuẩn bị và lưu file PDF an toàn trước khi bình

1Vì sao phải lưu file theo quy trình?

Một lỗi phổ biến trong công việc bình file là ghi đè lên file khách hàng gửi.

Khi file gốc bị thay đổi, bạn có thể:

• Không thể đối chiếu lỗi.
• Không biết nội dung ban đầu.
• Không khôi phục được trang đã xóa.
• Không xác định phiên bản khách duyệt.
• Bình nhầm file cũ.
• Giao sai sản phẩm.
• Khó truy tìm nguyên nhân khi có khiếu nại.

Vì vậy, file gốc, file đã kiểm tra, file đã xử lý và file bình phải được lưu riêng.

2Cấu trúc thư mục đề xuất

Bạn có thể sử dụng cấu trúc:

• 01_File_Goc
• 02_File_Da_Kiem_Tra
• 03_File_Da_Xu_Ly
• 04_File_Binh
• 05_File_Xuat_In
• 06_File_Duyet
• 07_File_Luu_Tru

01_File_Goc

Chứa nguyên trạng file khách hàng gửi.

Không chỉnh sửa và không ghi đè.

02_File_Da_Kiem_Tra

Chứa file đã chạy kiểm tra nhưng chưa sửa hoặc chỉ có báo cáo lỗi.

03_File_Da_Xu_Ly

Chứa file đã:

• Sắp xếp trang.
• Crop.
• Thiết lập Page Box.
• Thay trang.
• Xoay trang.
• Ghép hoặc tách.

04_File_Binh

Chứa file sau khi thực hiện imposition.

05_File_Xuat_In

Chứa file cuối cùng chuyển sang máy in hoặc RIP.

06_File_Duyet

Chứa bản khách hàng hoặc bộ phận sản xuất đã xác nhận.

07_File_Luu_Tru

Chứa phiên bản cuối và tài liệu liên quan sau khi hoàn tất đơn hàng.

3Quy tắc đặt tên file

Tên file nên cho biết:

• Tên khách hàng.
• Loại sản phẩm.
• Kích thước.
• Số mặt.
• Số lượng.
• Phiên bản.
• Trạng thái nếu cần.

Cấu trúc đề xuất:

TenKhach_SanPham_KichThuoc_SoMat_SoLuong_PhienBan.pdf

Ví dụ:

ABC_DanhThiep_90x54_2Mat_1000_V01.pdf

File bình:

ABC_DanhThiep_90x54_2Mat_18Con_325x370_56To_V01.pdf

4Không nên đặt tên file thế nào?

Tránh các tên:

• final.pdf
• final-moi.pdf
• final-chuan.pdf
• final-chuan-moi.pdf
• sua-lan-cuoi.pdf
• in-file-nay.pdf
• 123.pdf

Những tên này không cho biết:

• Khách hàng.
• Sản phẩm.
• Phiên bản.
• Kích thước.
• Trạng thái duyệt.

5Phân biệt Save và Save As

Save

Save lưu thay đổi vào file đang mở.

Nếu đang mở file gốc, Save có thể ghi đè nội dung ban đầu.

Save As

Save As tạo file mới với:

• Tên mới.
• Vị trí mới.
• Phiên bản mới.

Trong quy trình prepress, nên sử dụng Save As trước khi thực hiện thay đổi quan trọng.

6Quy trình lưu file trước khi xử lý

Bước 1: Sao chép file gốc

Đưa file khách hàng gửi vào 01_File_Goc.

Bước 2: Mở file gốc

Chỉ kiểm tra tổng quan.

Bước 3: Save As

Lưu bản làm việc vào 03_File_Da_Xu_Ly.

Ví dụ:

ABC_DanhThiep_90x54_2Mat_1000_V01.pdf

Bước 4: Thực hiện xử lý

• Sắp xếp trang.
• Thiết lập Page Box.
• Crop.
• Replace.
• Rotate Pages.
• Ghép file.

Bước 5: Tăng phiên bản

Nếu thay đổi lớn:

• V01.
• V02.
• V03.

Không nên dùng cùng một tên cho nhiều nội dung khác nhau.

7Quản lý phiên bản

V01

Phiên bản xử lý đầu tiên.

V02

Phiên bản đã sửa sau kiểm tra hoặc phản hồi.

V03

Phiên bản sửa tiếp theo.

FINAL

Chỉ nên dùng khi file đã được xác nhận cuối cùng.

Tốt hơn vẫn nên giữ số phiên bản:

FINAL_V03

Nhờ đó, bạn vẫn biết FINAL được tạo từ phiên bản nào.

8Không dùng Print to PDF thay cho Save As

Print to PDF tạo lại PDF thông qua quy trình in.

Quá trình này có thể:

• Thay đổi Page Box.
• Làm mất layer.
• Làm thay đổi transparency.
• Chuyển đổi màu.
• Làm giảm chất lượng.
• Thay đổi font.
• Làm phẳng một số nội dung.
• Mất bookmark hoặc liên kết.
• Thay đổi kích thước nếu có Scale.

Chỉ sử dụng Print to PDF khi hiểu rõ mục đích và đã kiểm tra file đầu ra.

Đối với phần lớn thao tác chuẩn bị bình, Save As an toàn hơn.

9Cẩn trọng với Reduce File Size và Optimize PDF

Optimize PDF có thể tác động đến:

• Độ phân giải hình ảnh.
• Phương pháp nén.
• Font.
• Transparency.
• Metadata.
• Comment.
• Form.
• Các đối tượng không được sử dụng.

Nếu mục tiêu là file in chất lượng cao, không nên tối ưu dung lượng bằng cấu hình không rõ.

Trước khi Optimize:

1. Lưu bản gốc.
2. Kiểm tra thiết lập Images.
3. Không downsample quá thấp.
4. Không unembed font ngoài ý muốn.
5. Kiểm tra transparency.
6. So sánh trước và sau.
7. Chạy Preflight lại.

10Kiểm tra file sau khi lưu

Không kết thúc công việc ngay khi nhấn Save.

Bạn cần:

1. Đóng file.
2. Mở lại file đã lưu.
3. Kiểm tra tổng số trang.
4. Kiểm tra trang đầu và trang cuối.
5. Kiểm tra kích thước.
6. Kiểm tra TrimBox và BleedBox.
7. Kiểm tra mặt trước – mặt sau.
8. Kiểm tra font.
9. Kiểm tra hình ảnh.
10. Kiểm tra tên file và thư mục.

Việc mở lại file giúp phát hiện lỗi lưu, lỗi hiển thị hoặc nhầm phiên bản.

11Chuẩn bị file cho Quite Imposing

Trước khi đưa sang Quite Imposing:

• Đúng số trang.
• Đúng thứ tự.
• Đúng kích thước.
• TrimBox rõ ràng.
• BleedBox phù hợp.
• Không có crop mark thừa nếu workflow không cần.
• Mặt trước và mặt sau đúng cặp.
• Không có trang trắng ngoài ý muốn.
• File mở bình thường.
• Font và hình ảnh hiển thị đúng.

12Chuẩn bị file cho PitStop

Trước khi chạy Action List:

• Lưu bản sao.
• Ghi rõ mục tiêu sửa.
• Không chạy Action trên file gốc.
• Kiểm tra kết quả từng bước.
• Lưu file sau xử lý với phiên bản mới.
• Chạy lại Preflight.

13Chuẩn bị file cho NatuImpose

Đối với bình danh thiếp:

• Kích thước thuộc nhóm được hỗ trợ.
• Mặt trước và mặt sau đúng cấu trúc.
• Bleed đã được xác nhận.
• Không tự động bo góc.
• Không xoay tối ưu ngoài quy tắc.
• Crop mark file con đã được xử lý phù hợp.
• Số lượng đã được xác nhận.
• File không bị bảo mật hoặc lỗi cấu trúc.

14Phiếu bàn giao file bình

Khi chuyển file sang máy in, nên có các thông tin:

• Tên khách hàng.
• Sản phẩm.
• Kích thước thành phẩm.
• Bleed.
• Một mặt hoặc hai mặt.
• Số lượng.
• Số con trên tờ.
• Số tờ.
• Khổ giấy.
• Hướng đảo.
• Phiên bản file.
• Người kiểm tra.
• Ngày xuất file.

15Ví dụ quy trình hoàn chỉnh

Đơn hàng:

• Khách hàng: ABC.
• Danh thiếp 90 × 54 mm.
• In hai mặt.
• Số lượng 1.000.
• Bình 18 con.
• Khổ 325 × 370 mm.

Cấu trúc file:

01_File_Goc/ABC_DanhThiep_Goc.pdf

03_File_Da_Xu_Ly/ABC_DanhThiep_90x54_2Mat_1000_V01.pdf

04_File_Binh/ABC_DanhThiep_90x54_2Mat_18Con_325x370_56To_V01.pdf

05_File_Xuat_In/ABC_DanhThiep_90x54_2Mat_18Con_325x370_56To_FINAL_V01.pdf

16Những lỗi thường gặp

• Save đè file gốc.
• Dùng tên final nhiều lần.
• Lưu file sai thư mục.
• Bình từ phiên bản cũ.
• Không mở lại file sau khi lưu.
• Optimize làm giảm chất lượng hình ảnh.
• Print to PDF làm thay đổi kích thước.
• Không ghi số lượng và số tờ trong tên file.
• Không lưu bản duyệt.
• Không ghi hướng đảo giấy.
• Chuyển file sang máy in khi chưa kiểm tra lại.

17Bài tập thực hành

Tạo một thư mục đơn hàng giả định và thực hiện:

1. Tạo bảy thư mục theo cấu trúc đề xuất.
2. Đưa file gốc vào đúng thư mục.
3. Save As thành V01.
4. Sắp xếp lại hai trang.
5. Lưu thành V02.
6. Tạo một file bình giả định.
7. Đặt tên có khổ giấy và số tờ.
8. Đóng và mở lại file.
9. Kiểm tra số trang và kích thước.
10. Tạo phiếu bàn giao ngắn.

18Checklist trước khi chuyển sang bình

• [ ] File gốc đã được lưu riêng.
• [ ] File làm việc có số phiên bản.
• [ ] Tên file rõ ràng.
• [ ] Đúng số trang.
• [ ] Đúng thứ tự.
• [ ] Đúng kích thước.
• [ ] Đúng Page Box.
• [ ] Đúng mặt trước và mặt sau.
• [ ] Không Optimize ngoài ý muốn.
• [ ] Không dùng Print to PDF không cần thiết.
• [ ] Đã đóng và mở lại file.
• [ ] Đã kiểm tra phiên bản cuối.

19Câu hỏi thường gặp

Có thể chỉ dùng một thư mục cho toàn bộ file không?

Có thể, nhưng rất dễ nhầm file gốc, file xử lý và file bình. Nên tách thư mục theo trạng thái.

Có nên ghi FINAL trong tên file không?

Có thể dùng sau khi đã xác nhận, nhưng nên giữ cả số phiên bản để truy vết.

Tại sao phải mở lại file sau khi lưu?

Để xác nhận file lưu đúng, không lỗi, đúng phiên bản và không bị thay đổi ngoài ý muốn.

20Ghi nhớ sau bài học

Quy trình lưu file an toàn là:

1. Giữ nguyên file gốc.
2. Save As trước khi sửa.
3. Đặt tên theo quy tắc.
4. Quản lý phiên bản.
5. Không tối ưu chất lượng ngoài ý muốn.
6. Mở lại file sau khi lưu.
7. Chỉ chuyển sang bình khi PDF đã sạch và đúng cấu trúc.