Quy trình cơ bản của một bài bình file

1Tổng quan quy trình

Một bài bình file cơ bản có thể chia thành 12 bước:

1. Nhận thông tin đơn hàng.
2. Nhận và lưu file gốc.
3. Phân loại sản phẩm.
4. Kiểm tra file bằng preflight.
5. Xác định kích thước thành phẩm và bleed.
6. Chọn phương pháp bình.
7. Chọn khổ giấy.
8. Tính số con và số tờ.
9. Bình mặt trước và mặt sau.
10. Thêm crop mark, gutter và margin.
11. Kiểm tra preview và in test.
12. Xuất file PDF và lưu hồ sơ.

Không nên bỏ qua bước kiểm tra chỉ vì đơn hàng nhỏ hoặc cần giao gấp.

2Bước 1 — Nhận thông tin đơn hàng

Trước khi mở file, cần thu thập đủ thông tin:

• Tên khách hàng.
• Tên sản phẩm.
• Kích thước thành phẩm.
• Số lượng.
• In một mặt hay hai mặt.
• Loại giấy.
• Khổ giấy dự kiến.
• Màu in.
• Cách gia công.
• Thời gian giao hàng.
• Có cần bo góc, cán màng, bế hoặc đóng cuốn không?

Nếu thiếu thông tin, người bình có thể chọn sai workflow.

Ví dụ, cùng một file 90 × 54 mm nhưng:

• Danh thiếp cắt thẳng cần crop mark.
• Danh thiếp bo góc cần thêm công đoạn bo sau cắt.
• Thẻ nhựa có thể cần phương pháp in và gia công khác.
• Tem 90 × 54 mm có thể cần đường bế thay vì crop mark.

Luôn Hiển Thị Kích Thước Trang (Page Size) Trong Acrobat Pro DC

3Bước 2 — Lưu file gốc

Không nên chỉnh sửa trực tiếp file khách hàng gửi.
Nên tạo cấu trúc lưu trữ:

• Thư mục 01_File_Goc.
• Thư mục 02_File_Da_Kiem_Tra.
• Thư mục 03_File_Binh.
• Thư mục 04_File_Xuat_In.
• Thư mục 05_File_Duyet.

File gốc cần được giữ nguyên để:

• So sánh khi có lỗi.
• Khôi phục nội dung.
• Chứng minh file ban đầu.
• Tránh ghi đè nhầm.

Có thể đặt tên file theo quy tắc:
TenKhach_SanPham_KichThuoc_SoLuong_PhienBan.pdf

Ví dụ:
CongTyABC_DanhThiep_90x54_1000_V01.pdf

4Bước 3 — Phân loại sản phẩm

Xác định file thuộc nhóm nào:

• Danh thiếp.
• Tờ rơi.
• Voucher.
• Tem nhãn.
• Booklet.
• Menu.
• Catalogue.
• Dữ liệu biến đổi.
• Sản phẩm tùy chỉnh.

Sau đó xác định cấu trúc nội dung:

In một mặt

• Một trang, một mẫu.
• Nhiều trang, nhiều mẫu.

In hai mặt

• Hai trang, một mẫu hai mặt.
• Nhiều cặp trang, nhiều mẫu hai mặt.
• Một nhóm mặt trước và một nhóm mặt sau.

Tài liệu nhiều trang

• Trang đọc liên tục.
• Booklet.
• Sách đóng gáy.
• Tài liệu cut-and-stack.

Việc phân loại đúng quyết định toàn bộ cách bình phía sau.

5Bước 4 — Kiểm tra file bằng preflight

Một preflight cơ bản cần kiểm tra sáu nhóm:

5.1. Kích thước trang

• Tất cả trang có cùng kích thước không?
• Kích thước có đúng yêu cầu không?
• File đang thể hiện thành phẩm hay đã gồm bleed?

5.2. Bleed

• Có bleed không?
• Bleed rộng bao nhiêu?
• Nền đã tràn đủ chưa?
• Có cạnh nào bị thiếu bleed không?

5.3. Crop mark có sẵn

• File khách hàng có crop mark hay không?
• Crop mark nằm ngoài trang hay nằm trong trang?
• Có cần loại bỏ crop mark cũ trước khi bình không?

Không nên để crop mark của file con lẫn với crop mark của bài bình nếu chúng gây nhầm lẫn khi cắt.

5.4. Màu sắc

• CMYK hay RGB?
• Có Spot Color không?
• Có profile màu không?
• Có đối tượng màu đen bốn màu không?

5.5. Font

• Font đã nhúng chưa?
• Có font bị thiếu không?
• Chữ có hiển thị đúng tiếng Việt không?

5.6. Số trang và số mặt

• Tổng số trang.
• Số mẫu.
• Một hay hai mặt.
• Mặt trước và mặt sau được sắp theo quy tắc nào.

Nếu có lỗi nghiêm trọng, nên dừng bình và xử lý file trước.

6Bước 5 — Xác định thành phẩm và bleed

Đây là bước dễ gây nhầm lẫn nhất.

Ví dụ file PDF có kích thước 93 × 57 mm.

Không thể kết luận ngay đây là thành phẩm 93 × 57 mm. Cần xác nhận:

• Thành phẩm có phải 90 × 54 mm không?
• File có bleed 1,5 mm mỗi cạnh không?
• Trong file có TrimBox hay không?

TrimBox là vùng trong PDF dùng để mô tả kích thước thành phẩm sau khi cắt.

Nếu file chưa được xác nhận bleed, người vận hành cần:

1. Xác định kích thước thành phẩm.
2. Đặt đường cắt.
3. Kiểm tra phần hình ảnh nằm ngoài đường cắt.
4. Xác nhận lại preview.

Trong NatuImpose, chức năng này được gọi là Define Bleed.

7Bước 6 — Chọn phương pháp bình

Có thể sử dụng quy tắc cơ bản sau.

File in một mặt

• Một trang, một mẫu: Step and Repeat.
• Nhiều trang, nhiều mẫu: Ganging.

File in hai mặt

• Hai trang, một mẫu hai mặt: Step and Repeat hai mặt.
• Nhiều hơn hai trang: Ganging hai mặt và ghép cặp trang.

File nhiều trang liên tục

• Booklet đóng kim giữa: Saddle Stitch.
• Sách đóng gáy keo: Perfect Bound.
• May chỉ keo gáy: Thread-sewn và Glue Binding.
• Dữ liệu tuần tự: Cut and Stack.

Không nên dùng workflow Flat Work cho booklet hoặc tài liệu đóng cuốn.

Flat Work là nhóm sản phẩm in rời, sau khi in chủ yếu được cắt thành từng sản phẩm riêng, chẳng hạn danh thiếp, tờ rơi và voucher.

8Bước 7 — Chọn khổ giấy

Trong NatuImpose, các khổ giấy mặc định gồm:

• 325 × 280 mm.
• 325 × 330 mm.
• 325 × 350 mm.
• 325 × 370 mm.
• 325 × 430 mm.
• 325 × 450 mm.
• 325 × 480 mm.
• Custom.

Custom là khổ giấy do người dùng tự nhập.

Khi chọn khổ giấy cần xét:

• Máy có chạy được khổ đó không?
• Vùng in thực tế có đủ không?
• Có đủ lề an toàn không?
• Số con tăng thêm có đáng kể không?
• Khổ giấy có thuận tiện cho máy cắt không?
• Giấy thực tế trong kho có đúng kích thước không?

Không được chỉ nhìn vào diện tích lý thuyết rồi kết luận rằng sản phẩm sẽ vừa.

9Bước 8 — Tính số con trên tờ

Số con trên tờ phụ thuộc vào:

• Chiều rộng thành phẩm.
• Chiều cao thành phẩm.
• Bleed.
• Gutter.
• Margin.
• Khổ giấy.
• Hướng đặt sản phẩm.

Ví dụ trong quy trình NatuImpose:

• Khổ 325 × 370 mm với danh thiếp 90 × 54 mm có thể bố trí 18 con.
• Khổ 325 × 430 mm với danh thiếp 90 × 54 mm có thể bố trí 21 con trong một số cấu hình.

Tuy nhiên, kết quả phải được kiểm chứng bằng layout thực tế, không chỉ bằng phép chia chiều ngang và chiều dọc.

Cần bảo đảm:

• Không vượt vùng in.
• Có đủ gutter.
• Có đủ margin.
• Crop mark không bị cắt mất.
• Không xoay sản phẩm ngoài quy tắc đã chọn.

10Bước 9 — Tính số tờ

Công thức cơ bản:

Số tờ = Làm tròn lên(Số lượng ÷ Số con của một mẫu trên mỗi tờ)

Ví dụ một tên

• Số lượng: 1.000.
• Số con trên tờ: 18.

1.000 ÷ 18 = 55,56

Cần 56 tờ.

Ví dụ nhiều tên

Một bài bình 18 con có 3 tên, mỗi tên xuất hiện 6 lần trên một tờ.

Mỗi tên cần 1.000 danh thiếp:
1.000 ÷ 6 = 166,67

Cần 167 tờ.

Sau 167 tờ, mỗi tên nhận được:

167 × 6 = 1.002 danh thiếp

Phần vượt 2 danh thiếp là do làm tròn lên.

11Bước 10 — Bình mặt trước

Khi tạo layout mặt trước cần kiểm tra:

• Đúng mẫu.
• Đúng số lần lặp.
• Đúng kích thước.
• Đúng hướng.
• Đúng khoảng cách.
• Không chồng lấn.
• Không vượt lề giấy.
• Không tự động bo góc.
• Không tự co giãn.

Đối với bài nhiều tên, nên đánh số hoặc có sơ đồ vị trí để dễ đối chiếu mặt sau.
Ví dụ:

12Bước 11 — Bình mặt sau

Mặt sau phải được tạo dựa trên mặt trước, không nên sắp xếp độc lập bằng mắt.

Cần xác định:

• Đảo trái – phải hay trên – dưới.
• Có cần mirror hay không.
• Mẫu nào tương ứng với vị trí nào.
• Hướng đầu và chân của nội dung.

Sau khi bình, nên kiểm tra bằng phương pháp mô phỏng:

• Xem mặt trước.
• Ghi nhớ một vị trí ở góc.
• Lật theo đúng cạnh máy in.
• Kiểm tra mặt sau tại vị trí tương ứng.

Đối với nhiều tên, cần kiểm tra ít nhất:

• Bốn góc.
• Hàng đầu.
• Hàng cuối.
• Vị trí chuyển từ tên này sang tên khác.

13Bước 12 — Thêm crop mark, gutter và margin

Crop mark phải được tạo theo kích thước thành phẩm.
Thông số tham khảo của NatuImpose:

• Bleed: 1,5 mm.
• Gutter: 3 mm.
• Crop mark dày 0,25 mm.
• Crop mark dài 1,5 mm.
• Crop mark luôn bật.
• Crop mark xuất hiện cả trên preview và file PDF đầu ra.

Cần kiểm tra crop mark ở:

• Góc trên trái.
• Góc trên phải.
• Góc dưới trái.
• Góc dưới phải.
• Các đường cắt giữa hàng và cột.

Nếu bài bình sử dụng cách cắt theo hàng dài, crop mark cần hỗ trợ được trình tự cắt thực tế.

14Bước 13 — Kiểm tra preview

Preview cần thể hiện nội dung PDF thật, không chỉ là hình chữ nhật minh họa.

Cần kiểm tra:

Toàn tờ

• Bố cục có cân đối không?
• Có vượt khổ giấy không?
• Có khoảng trống bất thường không?
• Đúng số con không?

Phóng lớn

• Crop mark đúng vị trí không?
• Bleed có đủ không?
• Có viền trắng không?
• Nội dung có bị cắt không?
• Sản phẩm có bị bo góc ngoài ý muốn không?
• Chữ có lỗi font không?

Hai mặt

• Mặt trước và mặt sau có cùng số vị trí không?
• Vị trí từng mẫu có khớp không?
• Hướng đảo có đúng không?

Có thể sử dụng đường guide để hỗ trợ kiểm tra bleed trên preview. Đường guide chỉ phục vụ kiểm tra và phải được ẩn khi xuất file in.

15Bước 14 — In test

Trước khi chạy toàn bộ số lượng:

1. In một tờ mặt trước.
2. Đánh dấu đầu giấy.
3. Đảo giấy theo quy trình thực tế.
4. In mặt sau.
5. Cắt thử một hoặc vài sản phẩm.
6. Đo lại kích thước thành phẩm.
7. Kiểm tra độ khớp hai mặt.

Nếu lệch, cần xác định lỗi thuộc:

• File bình.
• Hướng đảo.
• Máy in.
• Độ lệch giấy.
• Cài đặt driver.
• Cách nạp giấy.

Không nên chỉnh file bù lệch ngay khi chưa xác định được nguyên nhân.

16Bước 15 — Xuất file PDF

File xuất cần bảo đảm:

• Đúng khổ giấy.
• Không bị Scale.
• Giữ nguyên nội dung.
• Font được nhúng.
• Crop mark hiển thị đúng.
• Không xuất guide kiểm tra.
• Không có lớp hoặc đối tượng thừa.
• Mặt trước và mặt sau đúng thứ tự.
• Tên file rõ ràng.

Ví dụ tên file:
ABC_DanhThiep_90x54_2Mat_18Con_325x370_56To_V01.pdf
Tên này giúp người vận hành máy hiểu nhanh:

• Khách hàng nào.
• Sản phẩm gì.
• Kích thước nào.
• Một hay hai mặt.
• Bài bao nhiêu con.
• Khổ giấy nào.
• Cần in bao nhiêu tờ.
• Phiên bản bao nhiêu.

17Quy trình trên NatuImpose

Đối với workflow Flat Work của NatuImpose, trình tự cơ bản là:

1. Upload file PDF.
2. Kiểm tra kích thước.
3. Xác nhận bleed nếu cần.
4. Chọn in một mặt hoặc hai mặt.
5. Chọn kiểu bình.
6. Chọn khổ giấy.
7. Nhập số lượng.
8. Tính số con và số tờ.
9. Kiểm tra preview mặt trước và mặt sau.
10. Kiểm tra thông tin bài in.
11. Xuất PDF.

Nếu kích thước file không thuộc nhóm danh thiếp được hỗ trợ hoặc sai lệch vượt ngưỡng cho phép, hệ thống cần cảnh báo và dừng bình thay vì tự động thay đổi kích thước.

18Ví dụ hoàn chỉnh

Thông tin đơn hàng

• Sản phẩm: danh thiếp.
• Thành phẩm: 90 × 54 mm.
• Số lượng: 1.000.
• Số mặt: 2.
• Số tên: 1.
• Khổ giấy: 325 × 370 mm.
• Số con: 18.
• Bleed: 1,5 mm.
• Gutter: 3 mm.
• Crop mark: 0,25 × 1,5 mm.

Quy trình

1. Mở PDF và kiểm tra có 2 trang.
2. Xác định trang 1 là mặt trước, trang 2 là mặt sau.
3. Đo kích thước trang.
4. Xác nhận thành phẩm 90 × 54 mm.
5. Kiểm tra bleed 1,5 mm.
6. Chọn Step and Repeat hai mặt.
7. Chọn khổ 325 × 370 mm.
8. Bình 18 con trên mặt trước.
9. Tạo mặt sau theo hướng đảo giấy.
10. Thêm crop mark.
11. Tính số tờ: 56 tờ.
12. Xem preview hai mặt.
13. In test một tờ.
14. Cắt thử và đo lại.
15. Xuất file PDF chính thức.

19Phiếu kiểm tra cuối bài

Trước khi chuyển file cho máy in, đánh dấu từng mục:

Thông tin đơn hàng

• Đúng tên khách hàng.
• Đúng sản phẩm.
• Đúng số lượng.
• Đúng một mặt hoặc hai mặt.
• Đúng yêu cầu gia công.

File đầu vào

• Đúng kích thước.
• Đúng số trang.
• Bleed đầy đủ.
• Font không lỗi.
• Màu sắc đã được kiểm tra.
• Không có trang thừa.

Bài bình

• Đúng khổ giấy.
• Đúng số con.
• Đúng số tờ.
• Không Scale.
• Không tự động bo góc.
• Gutter hợp lý.
• Margin an toàn.
• Crop mark đúng thành phẩm.
• Mặt trước và mặt sau khớp nhau.
• Đúng hướng đảo giấy.

File xuất

• Đã xem preview phóng lớn.
• Đã in test.
• Tên file rõ ràng.
• Không còn guide kiểm tra.
• Đúng phiên bản đã duyệt.
• Đã lưu file gốc và file bình.