Vì sao cần bình file trước khi in?

1Không bình file có in được không?

Về mặt kỹ thuật, máy in vẫn có thể in một thiết kế nhỏ lên một tờ giấy lớn. Tuy nhiên, cách làm này thường gây ra nhiều vấn đề:

• Lãng phí giấy.
• Tốn thời gian in.
• Khó cắt thành phẩm.
• Không kiểm soát được số lượng.
• Hai mặt dễ bị ngược hoặc lệch.
• Không có crop mark để gia công.
• Chi phí sản xuất tăng cao.

Vì vậy, trong sản xuất in chuyên nghiệp, file thiết kế thường phải được kiểm tra và bình lại trước khi đưa vào máy in.

2Bình file giúp tận dụng diện tích giấy

Một danh thiếp 90 × 54 mm chỉ chiếm một phần nhỏ trên khổ giấy 325 × 370 mm.

Nếu mỗi tờ chỉ in một danh thiếp thì để sản xuất 1.000 danh thiếp cần tới 1.000 tờ giấy.

Nếu bình được 18 danh thiếp trên một tờ thì chỉ cần khoảng 56 tờ.

Sự khác biệt rất lớn:

Đây là lý do quan trọng nhất khiến bình file trở thành một công đoạn bắt buộc trong in nhanh.

3Bình file giúp giảm thời gian in

Máy in cần thời gian để:

• Nạp giấy.
• Căn chỉnh.
• In từng mặt.
• Đảo giấy.
• Kiểm tra màu.
• Thu giấy sau in.

Nếu mỗi tờ chỉ chứa một sản phẩm, máy phải chạy nhiều lượt hơn.

Khi nhiều sản phẩm được bình trên cùng một tờ:

• Số lượt in giảm.
• Thời gian vận hành máy giảm.
• Nhân viên ít phải nạp và thu giấy.
• Khả năng giao hàng nhanh hơn.

Trong môi trường in nhanh, việc tiết kiệm vài phút cho mỗi đơn hàng có thể tạo ra khác biệt lớn khi phải xử lý hàng chục hoặc hàng trăm đơn trong một ngày.

4Bình file giúp cắt thành phẩm chính xác

Sau khi in, sản phẩm thường phải trải qua một hoặc nhiều công đoạn:

• Cắt.
• Xén.
• Gấp.
• Cán màng.
• Bế.
• Đóng kim.
• Đóng keo.
• Chia bộ.
• Đóng gói.

Nếu sản phẩm được đặt tùy ý trên giấy, người gia công sẽ không biết chính xác cần cắt ở đâu.

Một bài bình đúng cần có:

• Đường cắt rõ ràng.
• Crop mark đúng vị trí.
• Khoảng cách cắt hợp lý.
• Lề ngoài đủ an toàn.
• Các hàng và cột thẳng nhau.

Việc bình file phải được tính từ góc nhìn của người gia công, không chỉ từ góc nhìn của người vận hành máy in.

5Bình file giúp kiểm soát mặt trước và mặt sau

Đối với sản phẩm hai mặt, mặt trước và mặt sau phải nằm đúng vị trí tương ứng.

Ví dụ:

• Mặt trước của danh thiếp thứ nhất phải khớp với mặt sau của danh thiếp thứ nhất.
• Không được để mặt sau của người A nằm sau mặt trước của người B.
• Không được đảo ngược đầu và chân.
• Không được lật sai cạnh.

Hai cách đảo giấy phổ biến là:

Đảo trái – phải

Giấy được lật theo cạnh bên trái hoặc bên phải.

Cách này tương tự như lật trang sách.

Đảo trên – dưới

Giấy được lật theo cạnh trên hoặc cạnh dưới.

Cách này tương tự như lật lịch treo tường.

Việc chọn sai kiểu đảo có thể khiến mặt sau:

• Bị ngược đầu.
• Lệch vị trí.
• Sai tên.
• Không trùng với mặt trước.

6Bình file giúp kiểm soát số lượng

Một bài bình phải cho biết:

• Mỗi tờ có bao nhiêu sản phẩm.
• Cần in bao nhiêu tờ.
• Mỗi mẫu xuất hiện bao nhiêu lần.
• Có cần in bù hao hay không.
• Mục danh sách

Công thức cơ bản:

Số tờ = Số lượng cần in ÷ Số sản phẩm trên một tờ

Kết quả luôn phải làm tròn lên.

Ví dụ:

Số lượng: 500 danh thiếp.
Bài bình: 18 con.

500 ÷ 18 = 27,78

Cần ít nhất 28 tờ.

Trong sản xuất thực tế, cơ sở in có thể cộng thêm số tờ bù hao để dự phòng giấy hỏng, màu chưa ổn định hoặc lỗi gia công.

7Bình file giúp phát hiện lỗi trước khi in

Trước khi bình, file cần được kiểm tra các nội dung chính:

1. Kích thước trang.

2. Bleed.

3. Crop mark có sẵn trong file hay không.

4. Chế độ màu CMYK hoặc RGB.

5. Font đã được nhúng hay chưa.

6. Số trang và số mặt.

7. Mục danh sách

Quá trình kiểm tra này được gọi là preflight.

Preflight là bước kiểm tra kỹ thuật file PDF trước khi in, tương tự việc kiểm tra máy bay trước khi cất cánh.

Nếu bỏ qua preflight, lỗi có thể chỉ được phát hiện sau khi đã in hàng trăm tờ.

Luôn Hiển Thị Kích Thước Trang (Page Size) Trong Acrobat Pro DC

8Bình file giúp chuẩn hóa quy trình sản xuất

Khi cơ sở in sử dụng một bộ quy tắc thống nhất, nhân viên có thể xử lý đơn hàng nhanh hơn.

Ví dụ, với danh thiếp có thể chuẩn hóa:

• Các kích thước được chấp nhận.
• Bleed mặc định 1,5 mm.
• Gutter mặc định 3 mm.
• Crop mark dày 0,25 mm, dài 1,5 mm.
• Các khổ giấy thường sử dụng.
• Kiểu bình 18 con hoặc 20 con.
• Cách đặt tên file xuất.
• Mục danh sách

Nhờ đó, các bài bình có cấu trúc giống nhau, dễ kiểm tra và dễ bàn giao.

9Bình file giúp giảm chi phí sai hỏng

Một lỗi nhỏ trên file bình có thể ảnh hưởng đến toàn bộ tờ in.

Ví dụ:

• Một tờ có 18 danh thiếp.
• In sai 100 tờ.
• Tổng cộng có 1.800 danh thiếp bị ảnh hưởng.

Chi phí sai hỏng không chỉ là tiền giấy. Nó còn bao gồm:

• Mực in.
• Điện.
• Thời gian máy.
• Thời gian nhân viên.
• Chi phí cắt.
• Chi phí giao lại hàng.
• Uy tín với khách hàng.

Bình file đúng ngay từ đầu là một hình thức kiểm soát rủi ro sản xuất.

10Khi nào cần bình file?

Hầu hết sản phẩm in theo tờ đều cần bình, bao gồm:

• Danh thiếp.
• Tờ rơi.
• Voucher.
• Thiệp mời.
• Tem nhãn.
• Sticker.
• Thẻ nhân viên.
• Menu.
• Vé.
• Hóa đơn.
• Sách.
• Catalogue.
• Booklet.
• Bao bì giấy.

Cách bình sẽ thay đổi tùy theo sản phẩm và phương pháp gia công.

11Ghi nhớ sau bài học

Bình file trước khi in giúp:

• Tiết kiệm giấy.
• Giảm thời gian máy chạy.
• Kiểm soát số lượng.
• Đảm bảo hai mặt khớp nhau.
• Hỗ trợ cắt và gia công.
• Phát hiện lỗi sớm.
• Chuẩn hóa quy trình.
• Giảm chi phí sai hỏng.
• Bài tập thực hành
• Mục danh sách

Một khách hàng cần in 2.000 danh thiếp, bài bình chứa 20 danh thiếp trên mỗi tờ.

Hãy tính số tờ tối thiểu:

2.000 ÷ 20 = 100 tờ

Nếu cơ sở in dự kiến bù hao 3 tờ thì tổng số giấy cần chuẩn bị là:

100 + 3 = 103 tờ